Faktura se ručně přepíše z objednávky. Když přijde poptávka, někdo ji z mailu přepíše do tabulky a pošle dál. Každý pátek se stejná data stáhnou, slepí do reportu a rozešlou. Každá z těch věcí zabere jen chvilku, ale dohromady z nich vyroste hodina denně, kterou někdo tráví prací, co by zvládl stroj. Přesně na tohle je automatizace procesů.

Tenhle článek vysvětlí, co automatizace procesů ve firmě je, jak poznat proces, který se vyplatí automatizovat, a jak to celé probíhá.

Co je automatizace procesů

Automatizace procesu znamená, že kroky, které dnes někdo dělá ručně, se začnou dít samy. Data se přenesou z jednoho místa na druhé, e-mail se odešle, dokument se vygeneruje, úkol se založí, a člověk do toho zasáhne jen tam, kde je potřeba rozhodnout. Nemusí v tom být umělá inteligence, většinou jde o chytré propojení nástrojů, které už máte. Je to jedna z podob interního systému na míru, tedy toho, díky čemu firma šlape bez zbytečné dřiny.

Jak poznat proces, který se vyplatí automatizovat

Ne všechno se vyplatí automatizovat. Dobrý kandidát na automatizaci má obvykle několik z těchto znaků:

• Opakuje se, pořád dokola a často, ne jednou za čas.
• Má jasná pravidla, dá se popsat jako „když tohle, udělej tamto".
• Žere čas, který by člověk mohl věnovat něčemu hodnotnějšímu.
• Vznikají v něm chyby z přepisování nebo z toho, že se na něco zapomene.
• Vede přes víc nástrojů, mezi kterými dnes někdo přenáší data ručně.

Pokud se vám u nějaké činnosti sejdou tři a víc, je to dobrý kandidát. Naopak proces, který se mění každý týden nebo proběhne párkrát za rok, nechte být.

Co se ve firmách automatizuje nejčastěji

Ať to není jen teorie, pár typických příkladů z praxe. Automatizace nejčastěji řeší přenos dat mezi systémy (třeba z objednávky do faktury nebo do skladu), odesílání e-mailů a upozornění (potvrzení, připomínky, interní notifikace), generování dokumentů (faktury, smlouvy, protokoly), sběr a roztřídění poptávek z webu, a pravidelné reporty, které se dnes skládají ručně. Společné mají jedno: jsou to kroky, kde člověk nerozhoduje, jen přenáší a opisuje.

Jak automatizace procesu probíhá

Nezačíná se nástrojem, ale procesem. Nejdřív se zmapuje, jak věc děláte dnes, krok za krokem, a najde se v ní to, co se opakuje a dá se předat stroji. Pak se propojí nástroje, které už používáte, aby si data předávaly samy, a celé se to otestuje na reálných případech, než to nasadíme naostro. Důležité je, že člověk zůstává u rozhodování, automatizace bere jen tu mechanickou část.

Kde do toho vstupuje AI

Klasická automatizace řeší věci s jasnými pravidly. Umělá inteligence se hodí tam, kde je potřeba něčemu porozumět nebo něco napsat, třeba vytáhnout údaje z neúhledného e-mailu nebo připravit návrh odpovědi. Není to ale podmínka a často stačí automatizace bez AI. Čemu AI reálně pomůže a čemu zatím ne, rozebíráme v článku AI automatizace pro firmy.

Kdy automatizaci zatím nepotřebujete

Aby to bylo poctivé: pokud proces děláte párkrát za měsíc a zabere chvilku, automatizace se nevyplatí, náklad na nastavení se nevrátí. Pokud se proces pořád mění a není ustálený, nejdřív ho ustalte, pak teprve automatizujte, jinak budete předělávat. A pokud ještě nemáte vyjasněné, jak věc vlastně děláte, začněte tím, ne nástrojem. Víc o tom, kde s digitalizací začít, píšeme v článku digitalizace firmy krok za krokem.

Jak to děláme my v Sociya

Nejdřív se bavíme o tom, jak proces děláte dnes a kde vás nejvíc tlačí, a teprve pak navrhujeme řešení, ať sedí na realitu, ne na teorii. Stavíme na míru a vše hostujeme na vlastní infrastruktuře, takže to máme plně v rukou a umíme automatizace průběžně rozšiřovat, jak firma roste. Stejnou technologii používáme i u sebe, takže neprodáváme nic, co bychom sami nepoužívali. Automatizaci procesů bereme jako součást interního digitálu, tedy toho, díky čemu firma šlape bez dřiny.

Nevíte, jestli se automatizace vyplatí zrovna u vás? Ozvěte se na nezávaznou konzultaci. Projdeme to spolu a řekneme na rovinu, co má smysl automatizovat a co zatím nechat být.